מדריך למשתמש — מסכם פגישות Zoom

כל פגישה שמוקלטת לענן Zoom מתומללת אוטומטית בסיום ההקלטה. האפליקציה מתחברת לענן הארגוני, מושכת את התמלול, ומייצרת ממנו סיכום לפי הפרמטרים שהגדרתם.

• רשימת ההקלטות שלכם מהענן, לפי טווח ימים שתבחרו
• סיכום אוטומטי או ידני, בעברית / אנגלית / רוסית
• חלוקה למקטעים עם חותמות זמן, מסונכרנת לנגן הווידאו
• חיפוש חופשי בתוך תמלולים וסיכומים
• צ'אט חכם לשאלות על התמלול והסיכום
• שליחה למייל, שיתוף בקישור, קוד הטמעה וייצוא JSON

1. בדף הכניסה בחרו "הרשמה" והזינו כתובת מייל ארגונית וסיסמה.
2. הסיסמה חייבת לעמוד בדרישות המוצגות על המסך (אורך מינימלי, אות גדולה, ספרה). החיווי מתעדכן בזמן אמת ומאפשר להמשיך רק כשכל הדרישות מסומנות.
3. אשרו את הסיסמה בשדה האימות.
4. לאחר ההרשמה תוכלו להתחבר עם אותם פרטים.

שכחתם סיסמה? לחצו על "שכחתי סיסמה" בדף הכניסה, הזינו את כתובת המייל, ותקבלו קישור לאיפוס. הקישור מוביל למסך שבו מגדירים סיסמה חדשה.

מיד אחרי ההתחברות מוצגות ההקלטות מענן Zoom של החשבון שלכם. כל כרטיס מציג את נושא הפגישה, התאריך והשעה שבהם נוצרה ההקלטה ב-Zoom, ואת מועד הסיכום האחרון אם קיים.

• שדה החיפוש בראש הדשבורד מחפש בתוך התמלולים והסיכומים של התקופה שנבחרה.
• טווח הימים להצגת הקלטות נקבע בהגדרות (ניתן להרחיב מעבר ל-30 יום).
• אם לפגישה יש יותר מהקלטה אחת, ניתן לעבור ביניהן מתוך מסך ההקלטה.

באזור "צפייה בהקלטות של מפגשי הנחייה" ניתן להזין מספר קורס בפורמט XXXXX_XXX_XX (מספר קורס_מרכז לימוד_קבוצה). הסיומת @openu.ac.il מתווספת אוטומטית. האזור זמין למשתמשים מורשים בלבד.

1. בכרטיס ההקלטה לחצו על "סכם ושמור". אם כבר קיים סיכום, הכפתור יופיע כ"סכם מחדש ושמור" ותתבקשו לאשר.
2. המערכת מושכת את התמלול המלא מהענן ומייצרת סיכום לפי ההגדרות שלכם.
3. הסיכום נשמר ונפתח בחלון ייעודי.

• עריכה ידנית — ניתן לערוך את טקסט הסיכום ולשמור אותו מחדש.
• גרסאות — כל סיכום מחדש נשמר כגרסה, וניתן לצפות בגרסאות קודמות.
• מחיקה — ניתן למחוק סיכום שנשמר.

מסך ההקלטה מחולק לשניים: הסיכום בצד אחד, הנגן והתמלול בצד השני.

• נגן וידאו — משמיע את ההקלטה ישירות מענן Zoom, כולל כתוביות (CC).
• מקטעים — רשימת כותרות עם חותמות זמן. לחיצה על מקטע קופצת לנקודה בווידאו, והמקטע הנוכחי מודגש אוטומטית.
• תמלול חי — חלונית מצומצמת שמציגה את המשפט הנוכחי ומאפשרת דילוג בלחיצה.
• תמלול מלא — צפייה בכל התמלול, כולל חיפוש מסונכרן שקופץ למקום המתאים בווידאו.
• הקלטות מרובות — כשלפגישה יש כמה קבצים, ניתן לעבור ביניהם.

בכל פגישה ובכל סיכום שנשמר יש חלונית צ'אט. אפשר לשאול שאלות בשפה חופשית על התמלול והסיכום — למשל "מה סוכם לגבי מועד הבחינה?" או "תן לי את רשימת המשימות".

• פוקוסים לסיכום — בחירת דגשים כמו החלטות, משימות, שאלות ותשובות, ו"חלוקה למקטעים עם כותרות".
• שפת הסיכום — עברית, אנגלית או רוסית (סיכום באנגלית וברוסית מוצג משמאל לימין).
• כתובת מייל לשליחה — כתובת היעד לסיכומים.
• שליחה אוטומטית למייל — סימון שישלח את הסיכום ברגע שהוא נוצר.
• מייל בדיקה — כפתור ששולח מייל לדוגמה לכתובת שהוזנה, כדי לוודא שהכול עובד.
• טווח ימים להצגת הקלטות.
• מצב כהה — מתג בכותרת העליונה, ההעדפה נשמרת.

• שליחה במייל — כפתור מייל בחלון הסיכום; הטקסט נשלח מעוצב וקריא.
• קישור שיתוף וקוד הטמעה — יוצרים קישור ציבורי לחלון הסיכום. בגרסה המשותפת אין אפשרות לסכם מחדש או למחוק.
• ייצוא JSON — הורדה או העתקה של חלוקת המקטעים, כולל חותמות זמן בשניות ובפורמט שעון.
• הדפסה — הדפסת הסיכום או שמירה כ-PDF.

• ניהול משתמשים — צפייה במשתמשים, איפוס סיסמה ומחיקת משתמש.
• הרשאות — הגדרת מנהל או צופה, ושיוך קורסים ספציפיים למשתמש כך שיופיעו בלוח הבקרה שלו.
• סיכום אוטומטי — מתבצע רק לקורסים שהוגדרו בדף ניהול ההרשאות.
• ניטור — מסך מעקב אחר קריאות API ו-Webhook, סטטוס האוטומציה והרצה יזומה של סריקה.

• לא רואה הקלטות — ודאו שההקלטה נשמרה לענן Zoom (לא למחשב) ושטווח הימים בהגדרות כולל את התאריך.
• אין תמלול — התמלול נוצר ב-Zoom מספר דקות אחרי סיום ההקלטה; נסו שוב מאוחר יותר.
• "אין הרשאה לצפות בהקלטה של פגישה זו" — החשבון שלכם אינו משויך לאותו קורס. פנו למנהל.
• המייל לא הגיע — בדקו את תיקיית הספאם ואת כתובת היעד בהגדרות, והשתמשו בכפתור מייל הבדיקה.
• הסיכום לא מדויק מספיק — עדכנו את הפוקוסים בהגדרות וסכמו מחדש.